Dezentrales Arbeiten bedeutet, über räumliche Distanz zu kommunizieren und Prozesse zu steuern. Nicht alle tun sich damit aus dem Stand leicht, aber mit ein paar methodischen Kniffen gelingen auch online wirkungsvolle Formate für Produktivität und Kreativität.

Nachdem Covid-19 unseren Arbeitsalltag kurzzeitig auf den Kopf stellte, mussten wir als Digitalagentur in der Projektarbeit umdenken und Alternativen zu Präsenzterminen finden. Dabei haben wir unseren Tool-Einsatz überprüft sowie Kommunikations-Skills reflektiert und trainiert. Uns war es wichtig, die Kooperation auf Augenhöhe aufrechtzuerhalten, Produktivität zu fördern und Gruppenarbeit, wie etwa in Workshops, auch ohne physisches Zusammentreffen effektiv durchzuführen.

Vom Präsenz- zum Online-Workshop

Unsere Arbeitsmethodik zeichnet sich im Wesentlichen aus durch

• Arbeit in kleiner Gruppe mit begrenzter, kompakter Zeitdauer
• intensive und fokussierte Arbeit an einem Thema
• kooperative und moderierte Zusammenarbeit

Auch Workshops funktionieren auf diese Weise. Um sie erfolgreich zum Online-Format zu entwickeln, mussten wir also lediglich die passenden Moderations- und Kommunikationstechniken für den digitalen Raum finden. Bei der Vorbereitung waren und sind folgende Fragestellungen hilfreich:

• Inwiefern ist ein Medienwechsel für die Teilnehmenden zumutbar oder sogar sinnvoll?
• Welche Informationen kann man vorab zur Unterstützung bereitstellen (Tutorial zu Tools, Agenda, etc.)?
• Was sind geeignete Tools und Medien für kollaboratives Arbeiten?
• Wie kann man die Interaktion im Workshop anregen?
• Wann sind Pausen ratsam?
• Wie streng kann/muss man das Zeitmanagement bzw. Timeboxing handhaben?
• Welche Aufgaben muss der/die Moderierende übernehmen, was kann er/sie nicht leisten?

Herausforderungen virtueller Workshops

Inzwischen wissen die meisten von uns, wie ihr Arbeitsplatz für virtuelle Meetings ausgestattet sein sollte, legen Headset mit Mikrofon und Ladekabel bereit, prüfen die Webcam, sorgen für eine stabile Internetverbindung und nicht zuletzt für gute Lichtverhältnisse. Wir haben die Erfahrung gemacht, dass auch bei Online-Workshops die Technik (d. h. das rein digitale Arbeiten) meistens die kleinste Hürde für die Beteiligten ist. Ängste oder Bedenken, die vorab bestehen, konnten wir im Verlauf immer ausräumen, oft sogar in Begeisterung verwandeln und den Teilnehmenden ein Erfolgserlebnis verschaffen.

Eine wesentlich größere Herausforderung sind die individuellen Fähigkeiten. Nicht immer kennt man sich im Vorfeld bereits und kann sich auf persönliche Bedürfnisse einstellen. Deshalb ist es bei der Moderation wichtig, die Teilnehmenden gut zu beobachten und gezielt Hilfestellung zu geben (so viel wie nötig, so wenig wie möglich).

Auch das Kommunikationsgeschick und Durchhaltevermögen des/der Moderierenden ist gefragt. Er/sie muss die Voraussetzungen für ein „Wir-Gefühl“ unter den Teilnehmenden schaffen, die verteilt sitzen, meist alle am eigenen Laptop. Typische Anzeichen, dass sich jemand nicht gut einfindet, sind z. B. Aussagen wie „Kann man mich hören?“, „Kann ich nicht lesen, Schrift zu klein“, „Habe ich nicht mitbekommen“…

Tipps für den Start

In den letzten Monaten haben wir eine ganze Reihe von Online-Workshops mit unseren Auftraggebern durchgeführt, oftmals mit völlig neuen Ansprechpersonen. Dabei haben wir viel gelernt. Allen, die einen Workshop remote planen, raten wir:

• weniger „frontal“ als sonst arbeiten, dafür aktiv zu Kooperation und Interaktion ermutigen (Brainstorming etc. statt vieler PowerPoint- und Folienpräsentationen)
• Rollen- und Aufgaben klar verteilen, keine Doppelfunktionen (z. B. Moderator und Protokollant zugleich)
• Pausen-Rhythmus individuell anpassen
• einfach und klar kommunizieren und unterstützend einen Kommunikationsleitfaden definieren (mehr dazu weiter unten)
• eindeutige Ansagen und Aufgabenstellungen an die Teilnehmenden richten
• die Teilnehmenden gezielt auffordern, sich mit einer Aufgabe zu beschäftigen und auch mal delegieren (z. B. Notizen schreiben, Reminder setzen, etwas vorbereiten)
• je nach Situation auch mal unterbrechen, Zwischenbilanz ziehen und Stimmung abfragen – ggf. noch einmal in die Verlängerung gehen, damit die Teilnehmenden orientiert bleiben
• einen Plan B zur Hand haben und nicht von technischen Pannen ausbremsen lassen; Beispiel: Wenn das WLAN vorübergehend schwächelt, schalten alle die Kameras aus und wählen eine andere Art der Artikulation – natürlich mit Moderation.

Unsere neun Kommunikationsregeln

Als Basis für unsere ersten virtuellen Workshops haben wir einen kleinen Leitfaden für die Kommunikation erarbeitet. Wir empfehlen, ihn zur Vorbereitung eines Workshops allen Teilnehmenden zukommen zu lassen. Die neun Regeln lauten:

1. Nur wer gerade spricht, hat sein Mikrofon an.  Alle anderen sind auf „stumm“ geschaltet.
2. Alle Kameras sind eingeschaltet. Wer z. B. bei schlechter Verbindung die Kamera ausstellt, informiert die anderen Teilnehmenden.
3. Bei Fragen in die Runde sprechen wir die Teilnehmenden konkret an. Das Wort kann anschließend jeweils an bestimmte Personen weitergegeben werden.
4. Wir geben Handzeichen, wenn wir etwas beitragen möchten. So kommt jede(r) zu Wort und es sprechen nicht alle auf einmal.
5. Alle Ideen, Bedenken und Meinungen sind es wert, gehört zu werden. In der Ideenfindungsphase geht es vor allem um das Sammeln von Ideen, das gemeinsame Bewerten kommt erst im Schritt danach. Was im Augenblick (noch) nicht bearbeitet werden kann, notieren wir für alle sichtbar auf einem „Parkplatz“-Board.
6. Dissens ist erlaubt.
7. Lasst uns Lösungen finden. Alle Teilnehmenden arbeiten gemeinsam und zielgerichtet.
8. Wir achten aufeinander. Kommt jemand neu dazu oder war kurz weg, wird diese Person bei der Ankunft auf den neuesten Stand gebracht.
9. Die Chat-Funktion wird nur im Notfall genutzt (…zum Beispiel, wenn man nichts mehr hört).

Diese Regeln und Tipps geben Sicherheit in virtuellen Meetings und auch längeren Online-Workshops. Sie unterstützen Teilnehmende und Moderierende bei der kreativen Zusammenarbeit. Als Tool setzen wir übrigens gerne das digitale Whiteboard Miro ein, mit dem sich remote sehr gut ein reales Board simulieren lässt.