Die Arbeitswelt hat sich radikal verändert: Drei Jahre Corona-Pandemie haben Gewohntes in Frage gestellt, damit aber auch innovative Ansätze befeuert. Viele von uns arbeiten inzwischen dezentral bzw. hybrid, neue Arbeitsmodelle sind entstanden und werden häufig von Beschäftigten eingefordert. Oftmals wirkt sich diese Dynamik auf die gesamte Unternehmenskultur aus – eine Herausforderung für Führungskräfte, die Kommunikation, Arbeitsabläufe und Strukturen überdenken und umformen müssen. Digitale Tools übernehmen in diesen Zeiten eine Schlüsselrolle. 

Genese der Intranets – Vom Informationspool zum Netzwerk

Bei der Steuerung interner Prozesse der Kommunikation und Zusammenarbeit gelten Intranets schon lange als wichtige Werkzeuge. Während zentrale Firmennetzwerke in ihren Anfangsjahren statische Wissensspeicher waren, entstanden mit den Social Intranets vielfältige Möglichkeiten, die Plattform durch den Einsatz von sozialen Technologien als User selbst mitzugestalten. An die Stelle der Top-Down-Kommunikation, bei der das Management und Redaktionsteams Inhalte bereitstellten, trat das Konzept der Kollaboration und der Interaktivität. Mitarbeitende sind mittlerweile Autorinnen und Autoren, publizieren Blogbeiträge und reagieren auf die Veröffentlichungen anderer. Der gemeinsame Austausch von Erfahrungen sowie ein Plus an Teamarbeit und Teilhabe stärken das Zusammengehörigkeitsgefühl, die Motivation und damit die Kultur im Unternehmen. 

Auch Workflows lassen sich mit digitalen Mitteln modernisieren. In der Folge reduziert sich die Anzahl an E-Mails und Meetings, und es entsteht Raum für einfache, transparente Kommunikationswege und effiziente betriebliche Abläufe. 

Digitale Plattformen als Basis für Change Management und interne Kommunikation

Ein flexibler, selbstbestimmter Arbeitsstil entwickelt sich immer mehr zum Standard. Vor dem Hintergrund des Fachkräftemangels und allgegenwärtigen Unsicherheiten stehen Unternehmen vor der Aufgabe, diesen in ihrer Organisation zu etablieren und zugleich eine Vertrauenskultur zu schaffen. Professionelle und ehrliche interne Kommunikation wird zum entscheidenden Faktor für die Wettbewerbsfähigkeit, ergab das aktuelle Trendbarometer des Bundesverbands Industrie Kommunikation (bvik). 

Die Zeichen stehen auf Transformation – im wirtschaftlichen Wettbewerb und dem „War for Talents“ im Personalwesen. Daraus erwächst ein hoher Informationsbedarf, denn Veränderungen wollen von stetig fließenden relevanten Informationen begleitet werden. Mehr noch: Die Umwälzungen in der Arbeitswelt einschließlich Kommunikations- und Arbeitskultur verlangen nach strategischem Change Management. Organisatorisch kommt diese Aufgabe in der Regel der internen Kommunikation in Zusammenarbeit mit HR-Verantwortlichen zu. Der Einsatz digitaler Plattformen ist dabei maßgeblich, wie zuletzt der Trendmonitor „Hybride interne Kommunikation 2023“ ergab.  

Erfolgsfaktoren für digitale Kommunikation und Zusammenarbeit 

Unternehmen sollten also aktiv werden und eine positive Dynamik in Gang setzen. Wenn es etwa um neue Workflows geht, muss ihre Einführung Menschen mit unterschiedlichen fachlichen und persönlichen Profilen einbinden und ihnen einen Nutzen versprechen, damit sie sich gerne darauf einlassen. Aus unserer Sicht sind Intranets wirkungsvolle Instrumente für diese Aufgabe, bei Bedarf flankiert von Mitarbeiter-Apps. Eine Reihe von Voraussetzungen müssen diese Plattformen heute allerdings erfüllen. Dies sind die vier Erfolgsfaktoren für ein modernes Intranet: 

• User Experience (UX) muss einen hohen Stellenwert einnehmen, denn sie sorgt für Offenheit und Akzeptanz in der Belegschaft dem unbekannten Tool gegenüber.  
• Interaktive Features bzw. Social Features machen die Plattform zum Social Intranet, mit dem sich die Belegschaft identifiziert und die einen festen Platz in ihrem Arbeitsalltag einnimmt. 
• Mobilfähigkeit bindet auch Mitarbeitende ohne Desktop-Arbeitsplatz ein (z. B. im Außendienst oder in der Produktion). 
• Die Integration wichtiger Inhalte und Funktionen (ERP-System, Projektmanagement, Wissens- und Ideenmanagement etc.) macht das Intranet zum hoch funktionalen Digital Workplace. 

Exzellente UX nur über User Centered Design

Auch wenn alle vier Faktoren aus unserer Sicht berücksichtigt werden müssen, ist die User Experience (UX) der Mitarbeitenden in den Unternehmen für uns der Dreh- und Angelpunkt. Im gesamten Umsetzungsprozess eines Intranets richten wir deshalb den Fokus auf die Nutzererfahrung und schneidern die digitale Lösung mittels User Centered Design auf die Anforderungen der Nutzerinnen und Nutzer zu. Die Grundlage für die Plattform-Architektur bildet leistungsfähige Individual-Software, die sich variabel anpassen und weiterentwickeln lässt. Auf diese Weise entstehen passgenaue, zukunftsfähige Instrumente für die interne Kommunikation und Zusammenarbeit. 

Auf unserer Website finden Sie eine Reihe von Beispielen für Intranets, die wir konzipiert und umgesetzt haben. 

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(Foto: Austin Distel/unsplash)