Ein Intranet oder Social Intranet einzuführen bedeutet mehr als die Implementierung der passenden Software. Damit die Plattform tatsächlich im Unternehmen wirkt, braucht sie eine gute User Adoption, denn letztlich entscheiden die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter über den langfristigen Erfolg der Anwendung. Wie aber lässt sich die Akzeptanz in der Belegschaft nachhaltig befeuern? Eine zentrale Rolle können dabei interne Influencer spielen.

Social Networks als Herausforderung

TikTok, Slack, Instagram, Facebook, Twitter oder Jodel: Die Liste der sozialen Netzwerke und Social-Media-Trends ließe sich mühelos weiterführen. Heute verbringen viele einen beträchtlichen Teil ihres Lebens auf diesen Plattformen, schätzen ihre Interaktivität sowie ständig neue Anreize durch attraktive Features. Dies wirkt sich direkt auf die interne Kommunikation von Unternehmen aus: Was Mitarbeitende aus ihrem privaten Umfeld kennen, erwarten sie auch vom Intranet.

Was bedeutet das konkret für die interne Kommunikation und Zusammenarbeit? Zunächst muss jeder Organisation klar sein, dass die Einführung und der Betrieb eines Intranets intensiv begleitet werden müssen, zumal sich die Plattform auch nach dem Launch stetig weiterentwickeln sollte. Mit jedem Intranet-Projekt ist die Aufgabe verbunden, die Belegschaft immer wieder aufs Neue von der Plattform zu überzeugen und für die aktive Nutzung zu begeistern.

Intranet–Botschafter im Unternehmen

Die Etablierung von Intranets oder von neuen Funktionen geht zudem oftmals mit Veränderungen im Arbeitsalltag einher. Dieser Change-Prozess muss kommunikativ unterstützt werden, um einer Ablehnung im Team entgegenzuwirken und für breites Engagement zu werben. Die Kommunikations- und HR-Abteilungen können dies unter Umständen gar nicht allein leisten. Auch das Management ist hier gefragt, zum Beispiel indem es die Plattform selbst in vorbildlicher Weise nutzt. Daneben empfiehlt es sich, Mitarbeitende für eine besondere Rolle zu identifizieren und aufzubauen: die Intranet-Influencer im Unternehmen.

Im Idealfall finden sich schon vor dem Start des Intranet-Projektes digital-affine Kolleginnen und Kollegen, die als Fürsprecher in Frage kommen. Noch bevor die Lösung in den produktiven Betrieb geht, lässt sich eine potenzielle Pilotgruppe ausmachen. Bei unserer konzeptionellen Arbeit führen wir zum Projektstart regelmäßig Workshops und Interviews mit Mitarbeitenden aus unterschiedlichen Abteilungen durch, bei denen wir Bedürfnisse und Anforderungen abfragen. Zusammen mit unseren Ansprechpersonen holen wir außerdem über Online-Umfragen Feedback zu Wunsch-Funktionen oder zur Namensgebung des neuen Intranets ein. Dabei wird oft schon sichtbar, wer sich bei diesem Thema besonders engagiert und wer eher nicht.

Wenn die Intranet-Lösung dann live ist, zeigt sich schnell, welche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter häufig kommentieren und liken, regelmäßig Content erstellen und ihr Profil pflegen. Sie eignen sich hervorragend, um in ihrer Abteilung Fragen rund ums Intranet zu beantworten. Und nicht nur das: Mit ihnen sind interne Social-Media-Profis an Bord, die neue Tools und Funktionen gerne testen, Anregungen geben und Innovationen vorantreiben. Durch gute Beiträge, Hilfestellung beim Umgang mit dem Intranet oder inspirierende Gespräche auf dem Flur geben sie wertvolle Impulse ins gesamte Team. Ähnlich wie offizielle Community-Manager benötigen diese Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Legitimation und Förderung seitens der Unternehmensführung – durch Schulungen, Ressourcen und nicht zuletzt Wertschätzung.

Potenzial für die interne Kommunikation

Intranet-Botschafterinnen und -Botschafter sind Katalysatoren für die User Adoption interner Plattformen. Diese Influencer lassen sich aber nicht vom Management herausdeuten, sondern sollten aus eigener Motivation heraus handeln. Beauftragte aus Kommunikation und HR können sie dazu befähigen und auch andere Mitarbeitende ermutigen, sich einzubringen. So entsteht mithilfe des Intranets ein Schub für die Unternehmenskultur, der die Mitarbeitermotivation und -bindung erhöht und das Employer Branding stärkt.