In letzter Zeit fragen uns Unternehmen öfter nach Alternativen zu SaaS-Intranet-Lösungen – also „Software as a Service“ für Intranets, wie etwa Staffbase, und Kollaborationslösungen wie Atlassians Mega-System Confluence. Confluence-Kunden, die das System auf den eigenen Servern betreiben, werden wegen der Änderung des Geschäftsmodells spätestens im nächsten Jahr entweder auf Updates und Patches verzichten, zu Atlassians Cloudversion migrieren oder eine neue Lösung ins Auge fassen müssen.  

Wo Software-as-a-Service an Grenzen stößt 

Es gibt aber noch weitere Gründe, weshalb Firmen über eine neue Lösung nachdenken. Ihre Anwendung setzen sie meist bereits seit Jahren ein und konnten damit beispielsweise das Wissensmanagement oder die Zusammenarbeit im Unternehmen befördern. Dennoch sind sie nicht mehr zufrieden. Die Gründe dafür sind unterschiedlich, lassen sich jedoch in fünf Kategorien einteilen:  

1. Kosten:

SaaS bedeutet, dass kontinuierlich Kosten anfallen. Diese sind oft nach der Anzahl der User gestaffelt. Deshalb bedeutet Erfolg – also mehr Mitarbeitende, die das System tatsächlich nutzen – auch skalierende Gebühren. SaaS bringt eben auch immer eine Abhängigkeit vom Lizenz- und Vertriebsmodell des Betreibers mit (Vendor Lock-in), was Confluence-Nutzer gerade erfahren (siehe oben).  

2. Anpassungsfähigkeit:  

Kein Unternehmen ist wie das andere. Jedes kommt mit seinen speziellen Anforderungen. Während man anfangs noch davon profitiert, Abläufe und Methoden der SaaS-Lösung zu etablieren, wird im Lauf der Zeit der Wunsch nach Individualisierungen immer größer – etwa zur Stärkung des Employee Brandings. Doch bei Software-as-a-Service sind die Anpassungsmöglichkeiten stark begrenzt.  

3. Integration ins IT-Umfeld:  

Eine wesentliche Rolle spielt häufig die Integration oder zumindest Anbindung der im Unternehmen bereits eingeführten Systeme. Auch wenn große SaaS-Anbieter hier mit fertigen Modulen und offenen Schnittstellen inzwischen viele Möglichkeiten bieten, stoßen Unternehmen regelmäßig an Grenzen, die sie mit eigenen Ressourcen nur schwer überwinden können. IT-Insellösungen sind nicht selten die Folge.  

4. Nutzerfreundlichkeit:  

SaaS-Systeme lassen sich nur bedingt per Konfiguration an die User-Bedürfnisse anpassen. Nicht selten verlangt die Software komplexe Operationen, die erst mühsam erlernt werden müssen – und damit hohe Aufwände verursachen. An eine User Experience (UX), die gezielt für und mit den Nutzerinnen und Nutzern entwickelt wurde, reicht die Anwendung niemals heran. Daraus resultiert die denkbar größte Gefahr für ein solches System: Eine schlechte UX wird von den Usern nicht akzeptiert, die Anwendung kaum oder gar nicht genutzt. Das aber ist der Tod eines jeden kollaborativen Ansatzes – ob im Intranet oder beim Wissensmanagement.   

5. Datensicherheit und -transparenz:  

Bei außereuropäischen SaaS-Diensten stellen sich sofort Fragen des Datenschutzes – etwa auf welchen Servern die Daten gehostet werden. Rein prinzipiell ist vielen Unternehmen einfach unwohl dabei, die Daten ihrer Mitarbeitenden und wichtige Arbeitsprozesse bzw. -ergebnisse einem anderen Unternehmen anzuvertrauen. Die Absicherung solcher Systeme ist zwar im Allgemeinen inzwischen auf einem sehr hohen Stand. Dennoch braucht es immer eine Art Grundvertrauen in den Anbieter der SaaS-Lösung.  

Freiheit und Flexibilität durch Open-Source-Software 

Organisationen wenden sich an uns, weil wir seit 2007 Social Intranets für mittelständische und große Unternehmen auf Basis von Open-Source-Frameworks realisieren. Ganz objektiv betrachtet bieten Intranets, Wissensmanagement- und Kollaborations-Systeme mit Open-Source-Unterbau eine Reihe von Vorteilen gegenüber den SaaS-Lösungen. Zahlreiche Möglichkeiten der individuellen Anpassung und der Weiterentwicklung gehen mit vergleichsweise niedrigen Kosten für den Betrieb der Plattformen einher.  

Generell ist auch zu berücksichtigen, dass alle Daten, die von den Beschäftigten eines Unternehmens in einem SaaS-System erarbeitet und gespeichert wurden, erst einmal auch nur dort nutzbar sind. Das Thema Datenmigration ist ein sehr grundsätzliches, das mitgedacht werden muss, wenn die Ablösung einer SaaS-Plattform im Raum steht.  

Wir prüfen in unserem Beratungsprozess, welche Mehrwerte bzw. Geschäftswert-Zuwächse sich durch eine Optimierung der Workflows und die vereinfachte Einarbeitung wirklich erzielen lassen. So können Verantwortliche die Kosten und Aufwände gegen Chancen und Perspektiven abwägen. Und sich eine tragfähige Grundlage für die entscheidende Frage für oder gegen eine Ablösung des SaaS-Systems durch eine individuelle Open-Source-Lösung verschaffen.    

Gerne beraten wir Sie persönlich zu diesem Thema.  

Kontaktieren Sie uns gerne!

Den Autor dieses Beitrages, Leon Kerker, erreichen Sie auch direkt über seinen Linkedin-Account.

Beispiele für unsere Intranet-Projekte finden Sie unter ueberbit.de/success-stories/social-intranets