Aktuell erreichen uns vermehrt Anfragen von Unternehmen, die eine neue Digitalagentur für die Pflege und Bearbeitung ihrer Website suchen. Die Gründe hierfür sind divers und reichen von fehlenden Umsetzungskapazitäten der bestehenden Agentur bis hin zum Wunsch nach einer neuen strategischen Ausrichtung. Vielen gemeinsam ist jedoch, dass die oft bereits einige Jahre alten Systeme als unzureichend flexibel und aufwändig empfunden werden.

Unsere Erfahrung zeigt uns, dass Organisationen der Planung und Budgetierung von Maintenance und Weiterentwicklung häufig zu wenig Aufmerksamkeit schenken. Die meisten von ihnen geben sich im Rahmen einer Ausschreibung viel Mühe, alle Funktionen der neuen Website zu sammeln, vernachlässigen aber die Anforderungen an Wartung und Pflege eines Systems. Dies ist bemerkenswert angesichts einer durchschnittlichen Laufzeit von fünf Jahren für eine Website: Der Unterschied von einem oder zwei Tagen pro Monat kann für die Pflege einen erheblichen Anteil am Gesamtprojektvolumen ausmachen.

Die Übernahme einer Website oder auch eines anderen IT-Systems ist zunächst eine recht undankbare Aufgabe. Man muss in die Einarbeitung einer neuen Agentur investieren, ohne dass dieser Aufwand unmittelbar als Verbesserung sichtbar wird. Der Prozess der Übergabe gestaltet sich zwar meist auf einem sehr professionellen Level, doch natürlich sind entgegengesetzte Zielsetzungen der neuen und der alten Agentur immer auch eine potenzielle Quelle von Schwierigkeiten.

Wir haben für solche Fälle einen vierstufigen Prozess entwickelt, den ich hier kurz zusammenfassen möchte:

Schritt 1: Technological Audit

• Review der Web-Plattform (CMS, Infrastruktur, Erweiterungen, Code Qualität, Schnittstellen/APIs, Datenbanken, Technische Schuld)
• DevOps review (Staging, Deployment-Prozesse, Source Code Management)
• Risk assessment

Schritt 2: Strategisches Onboarding

• What? How? Why?
• Business Goals, angestrebter Geschäftswert des Web-Systems
• Festlegung von mittel- und langfristigen (Konversions-) Zielen für die Website
• Entwicklung und Vereinbarung von Messgrößen für die Zielerreichung
• Identifizierung interner und externer Interessengruppen (Stakeholder)

Schritt 3: Preflight

• Einrichtung lokaler Entwicklungsplattformen & DevOps  (GitLab)
• Aufbau einer online-identischen IT-Infrastruktur (Staging)
• Zusammenstellung aktueller Themen (Klassifizierung nach Dringlichkeit)
• Einrichtung eines gemeinsamen Backlogs
• Koordinierungssitzung mit der bisherigen Agentur
• Ausarbeitung des Backlogs mit den einzelnen Aufgaben, Funktionen und Erweiterungen

Schritt 4: Take Over

• Übernahme der operativen Verantwortung – Continuous integration/delivery
• Initiierung des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses

Mit dieser Vorgehensweise und unserer langjährigen Erfahrung arbeiten wir uns effizient in komplexe, oft nicht ausreichend dokumentierte Systeme ein und übernehmen schnell die operative Verantwortung. Der technisch-organisatorische Transfer stellt deshalb kein Problem dar. Bereits in dieser Phase bringen wir unsere konzeptionelle Expertise ein, um unsere Kunden auf dem Weg zu ihrem Business Goal bestmöglich zu unterstützen. Eine offene Kommunikation und tiefe Einblicke in System und Strategie bilden optimale Voraussetzungen für eine reibungslose Übernahme sowie den langfristigen Betrieb eines Web-Systems.

[Foto: Pexels/KindelMedia]