Bei vielen Unternehmen wird bei der Suche nach einer neuen Softwarelösung naturgemäß die IT-Abteilung ins Rennen geschickt. Schließlich trägt sie später auch die Verantwortung, alle geschäftsrelevanten Systeme Up & Running zu halten. Doch der Fokus der IT ist ein spezifischer, und der Erfolg der neuen Softwarelösung ist damit nicht garantiert. 

Im Zentrum stehen die User

Der Erfolg einer Geschäftsanwendung wird im besonderen Maß durch die Akzeptanz und Nutzung der Anwenderinnen und Anwender bestimmt. Bringt die Applikation den erwünschten Mehrwert, so wird sie genutzt. 

Entsprechend wichtig ist es, die Anforderungen und Wünsche der Nutzerinnen und Nutzer zu kennen und bei der Umsetzung und Einführung eines Intranets, einer Website oder Custom Application zu berücksichtigen. Diesen Weg geht das User Centered Design, auf das wir bei der Entwicklung unserer Individualsoftware setzen. Es macht die Anforderungen der Anwender zum zentralen Thema des Konzeptions- und Umsetzungsprozesses. Die auf dieser Grundlage entwickelten individuellen Applikationen sind somit im Vorteil gegenüber fertigen, standardisierten Lösungen, die zunächst einen bestimmten – ­nämlich ihren eigenen – Funktionsumfang mit sich bringen. In der Regel lassen sich letztere nur begrenzt an spezielle Anwenderbedürfnisse adaptieren.

Damit droht bei der Nutzung von standardisierter Software eine gefährliche Invertierung: Statt zu fragen “Was wollen die AnwenderInnen erreichen, und wie muss die Anwendung dafür beschaffen sein” heißt es “Was kann die Anwendung leisten und der Anwender damit anfangen?” In dieser Invertierung liegt häufig die Ursache, warum die eine Lösung fliegt, die andere durchfällt.

Wirksamkeit als Maßstab

Der Wunsch nach einem homogenen IT-Umfeld mit wenigen Tools ist aus Sicht der technischen Maintenance nachvollziehbar, aber dies ist zunächst ein Effizienz-Thema der IT-Abteilungen. Nur geht Effektivität erstmal vor Effizienz. Zuerst muss ich das Richtige tun (können), bevor ich mich frage, wie ich es richtig tue. Allein wenige Anwendungen im IT-Stack zu haben bringt mich den tatsächlichen Businesszielen nicht näher, wenn darüber die Akzeptanz und in der Folge die Anwendung selbst auf der Strecke bleiben. Das richtige Tun ermöglichen entsprechend spezialisierte Anwendungen, da diese das Gewünschte dann auch noch richtig tun. So verbinden sie Effektivität und Effizienz.

Abgesehen davon ist die Vorstellung, dass eine All-in-One-Lösung für möglichst viele Anforderungen ideal ist, in Zeiten von Apps einigermaßen überholt. Längst schätzen wir im mobilen Bereich genau die Lösung, die zum Erreichen des jeweiligen Ziels ideal geeignet und speziell darauf zugeschnitten ist: Passt die Anwendung nicht wirklich, lässt sie sich umständlich bedienen, liefert sie nicht das gewünschte Ergebnis – schnell ist sie durch eine wirksamere App ersetzt. Für uns ist es heute selbstverständlich, mit einem ganzen Strauß von Anwendungen zu interagieren – solange diese unsere spezifischen User needs erfüllen.

Der Weg zum passenden Technology Stack

Der Trend in der Anwendungsentwicklung im Businessumfeld geht in Richtung solcher Apps. Moderne webbasierte Software-Architekturen bieten hier gute und gangbare Lösungswege. Zeitgemäße Frontend-Frameworks wie Vue, React & Co. ermöglichen Anwendungen mit überlegener Bedienfreundlichkeit (User Experience/UX). Daten können bei Bedarf aus Bestandssystemen (ERP, HR-Software etc. …) geholt oder dorthin zurückgeschrieben werden. Dies bietet wiederum eine Reihe von Vorteilen für die IT-Abteilungen: Bestandssysteme können ungestört weiterlaufen, etablierte Workflows beibehalten werden. Die neue Anwendung integriert sich in die bestehende Architektur und tauscht Daten über Schnittstellen aus. Und bietet durch ihre Spezialisierung auf den Business-Case in Verbindung mit einer zeitgemäßen Bedienbarkeit genau das Nutzererlebnis, was die User erwarten.

In einer solchen verteilten Architektur lässt sich entsprechend der Best-in-Class-Ansatz bei der Nutzung verschiedener Anwendungskomponenten realisieren: Ein HR-System muss nicht die beste Option sein, um Mitarbeitenden auch Weiterbildungsfunktionen zur Verfügung zu stellen, ein Wissensmanagement bietet nicht dasselbe wie ein Innovationsmanagement, und das Projekttool der Wahl muss nicht eine unternehmensweite Dokumentenverwaltung umfassen. Statt solcher kompromissbehafteten All-in-One-Ansätze bietet eine moderne IT-Architektur die Vorteile verteilter Anwendungen. Dann steht die Best-in-Class-Dokumentenverwaltung auch im Innovationsmanagement und im HR-System zur Verfügung.

Aus all diesen Gründen empfehlen wir: Eine Entscheidung, welche Technologie und welches System sich für die neue Anwendung anbietet, wird idealerweise zuerst im Rahmen einer benutzerzentrierten Konzeption mit allen Stakeholdern erarbeitet und gefällt.